A partire dal 2025, l’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC) diventerà obbligatorio per tutti gli amministratori di società.
Perché l’obbligo di PEC per gli amministratori di società?
L’obbligo di possedere una PEC per gli amministratori di società risponde all’esigenza di rendere più snelle e sicure le comunicazioni ufficiali tra le imprese e la Pubblica Amministrazione, ma anche tra le imprese stesse. La PEC, infatti, ha la stessa valenza legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo che le comunicazioni inviate non solo siano ricevute, ma che l’ente o la persona destinataria non possa negare di averle ricevute.
Dal 2025, la legge prevede che tutti gli amministratori di società, indipendentemente dal tipo di azienda (SRL, SPA, società di persone, ecc.), debbano comunicare il proprio indirizzo PEC all’interno del Registro delle Imprese. Questo obbligo si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione che sta investendo il sistema imprenditoriale e pubblico italiano, al fine di semplificare le interazioni e favorire la gestione di pratiche amministrative più rapide e sicure.
Cosa cambia con l’entrata in vigore dell’obbligo di PEC per gli amministratori?
Dal momento che la PEC è considerata uno strumento formale per la comunicazione tra cittadini e pubblica amministrazione, il suo utilizzo obbligatorio per gli amministratori di società comporta diversi vantaggi e implicazioni:
- Maggior sicurezza e certificazione delle comunicazioni: La PEC offre una garanzia legale che le comunicazioni siano effettivamente inviate e ricevute, con la possibilità di avere una prova certa della data e dell’orario di invio e ricezione. Questo è particolarmente utile in ambito fiscale, legale e societario, dove la tracciabilità delle comunicazioni è essenziale.
- Semplificazione delle procedure amministrative: Le comunicazioni tra amministratori di società e enti pubblici diventeranno più rapide e facili. Le pratiche burocratiche che oggi richiedono tempi lunghi per l’invio e la gestione della documentazione cartacea, si ridurranno grazie all’utilizzo della PEC, che permette una gestione immediata.
- Adeguamento alle normative Europee e nazionali: L’introduzione dell’obbligo di PEC per gli amministratori di società rientra in un processo di adeguamento alle direttive europee e alle esigenze di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. L’Italia, infatti, sta cercando di allinearsi con gli standard internazionali in materia di comunicazione elettronica certificata, sia a livello pubblico che privato.
- Rischi di sanzioni per la non ottemperanza: L’omissione della PEC da parte degli amministratori comporterà l’impossibilità di adempiere agli obblighi di comunicazione legale, con il rischio di incorrere in sanzioni. Le imprese potrebbero, infatti, trovarsi in difficoltà nei confronti di eventuali adempimenti normativi o fiscali.
Criticità e punti da chiarire
il MIMIT deve ancora dare delle indicazioni ministeriali con disposizioni attuative dettagliate che definiranno gli aspetti tecnici e operativi ancora poco chiari.
Ad oggi si presentano ancora i seguenti dubbi:
- Ambito di applicazione temporale: Non è chiaro se l’obbligo sarà retroattivo. Quindi se riguarderà solo gli amministratori nominati a partire dal 1° gennaio 2025 o se varrà anche per quelli delle società già esistenti.
- Sanzioni previste: La normativa non specifica le sanzioni in caso di mancata ottemperanza, ma si presume che possano essere analoghe a quelle già applicate per le società che vanno da 206 a 2.064 euro.
- Unicità della PEC per amministratori con più incarichi: non è chiaro se un amministratore con cariche in più società possa utilizzare un’unica casella PEC personale o se dovrà dotarsi di un indirizzo per ogni incarico.
- Modalità di comunicazione al Registro delle Imprese: Saranno necessarie specifiche tecniche per consentire l’inserimento e l’aggiornamento degli indirizzi PEC degli amministratori
Conclusioni
L’introduzione dell’obbligo di PEC per gli amministratori di società dal 2025 rappresenta una grande opportunità per rendere più moderne e sicure le comunicazioni tra le imprese e la Pubblica Amministrazione. Tuttavia, gli amministratori dovranno adeguarsi tempestivamente, assicurandosi di attivare la PEC e di utilizzarla correttamente, per evitare sanzioni e per beneficiare appieno delle potenzialità offerte dalla digitalizzazione. Prepararsi per tempo e affrontare con serietà questo cambiamento rappresenta un passo fondamentale per garantire la competitività e la compliance aziendale nel prossimo futuro.