Cosa è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture  introdotto con la legge finanziaria 2008 che permetterà di abbandonare per sempre la carta e gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale a livello a europeo.

Il nuovo formato digitale in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate si chiama XML (eXtensible Markup Language) ed è un linguaggio che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, per permettere i controlli previsti per legge.

Chi deve emettere la fattura elettronica

Fatturazione elettronica obbligo per chi ?

Le Pubbliche Amministrazioni sono state le prime coinvolte nella diffusione dei processi di fatturazione elettronica e di pagamento telematico previsti dall’Agenda Digitale Europea.

 Ora l’obbligo viene esteso a tutte le aziende private titolari di partita Iva a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi siano poste in essere tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato. fatta eccezione per i contribuenti del regime dei minimi, del forfettario e produttori agricoli per i quali la e-fattura sarà facoltativa.

Anche per quanto riguarda l’estero al momento non sarà applicabile la fatturazione elettronica, tuttavia per le operazioni con l’estero vi è l’obbligo di comunicazione dei dati con il nuovo adempimento c.d. “esterometro”, si potrà evitare mandando allo SdI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”.

Obbligo fattura elettronica da quando

Dal 1 gennaio 2019 l’utilizzo della fattura elettronica diventa obbligatorio, oltre che per operazioni con la pubblica amministrazione, anche per operazioni tra soggetti con partita Iva sia per le attività Business To Business (B2B), sia per operazioni con soggetti privi di partita Iva (Business To Consumer, B2C).

Se non verranno osservate queste scadenze, dunque, le sanzioni previste secondo l’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 saranno comprese tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato.

Fattura elettronica come funziona

La carta verrà sostituita dai file XML che dovranno per forza essere spediti e conservati tramite Enti di conservazione certificati che sono gli unici a poter comunicare con il Sistema Di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei.

Lo SDI diventa quindi il riferimento per registrazioni e versamenti.

Bisogna cogliere l’OPPORTUNITÀ  per ridisegnare i processi aziendali con nuove infrastrutture digitali che migliorano il lavoro quotidiano in tutte le sue fasi. È solo l’inizio di un’evoluzione più complessa, ma che porterà numerosi vantaggi. La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi (no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti).

I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il SdI sono essenzialmente due: codice univoco e posta elettronica certificata.

Come fare con il consumatore finale, regimi forfettari e produttori agricoli? In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000” e il SdI rende disponibile la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, nel caso del consumatore finale, bisognerà recapitargli una copia informatica oppure analogica della fattura.

Quali dati servono per fare una fattura elettronica

Per la fatturazione elettronica è necessario richiedere il codice univoco o la pec a tutti i propri clienti e comunicare il proprio a tutti i fornitori.

È inoltre necessario appoggiarsi ad un ente di conservazione per la trasmissione, conservazione e ricezione delle fatture.

Come inviare la fattura elettronica

Con l’avvento della fatturazione elettronica l’invio delle fatture deve avvenire in formato xml e tramite degli enti conservatori certificati dall’agenzia delle entrate che comunicano con lo SDI, sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate.

Lo SDI ha tempo 5 giorni per consegnare la fattura e darà un feedback di avvenuto invio o scarto nel caso in cui ci fossero problemi sul file.

Le verifiche che vengono fatte sono le seguenti:

  • controllo della partita iva e codice fiscale
  • controllo della correttezza del codice di destinazione (codice univoco o posta certificata)
  • controllo della coerenza tra le cifre comunicate (imponibile, iva, totale fattura )

Come dice il nome stesso lo SDI è solo un sistema di interscambio e non salverà i file che riceve ma verranno salvati sul portale del certificatore del vostro cliente.

Come ricevere la fattura elettronica

Anche la ricezione ha la stessa procedura, quindi deve passare dall’ente di conservazione certificato del fornitore, essere verificato dallo SDI ed inviato al tuo ente si conservazione.

Fattura elettronica come adeguarsi

Come gestire la fatturazione elettronica?

Le vie che si possono intraprendere sono le seguenti:

  • uso del portale gratuito dell’agenzia dell’entrate, totalmente manuale e quindi sconsigliato per aziende che producono più di 10 fatture all’anno.
  • uso diretto dei vari portali degli enti di conservazione che implica un doppio lavoro poichè la fattura andrà inserita manualmente sia nel software sia nel portale, oppure importare i file xml uno ad uno. Inoltre bisognerà ogni giorno utilizzare il portale oltre al gestionale per controllare se arrivano fatture e gli esisti di quelle inviate.
  • uso di un sistema automatizzato che permetta di centralizzare tutte le notifiche di fatture attive e passive e di inviare il tutto in maniera automatizzata come il nostro software per la fatturazione elettronica.

Fattura elettronica ci sarà una proroga?

Nonostante l’intervento del Garante allo stato dei fatti non risulta esserci un’effettiva possibilità di proroga come esplicitato dal ministro Tria.

Il garante è al lavoro con l’Agenzia delle Entrate per adeguare SDI ai requisiti per la privacy.

Come funziona il nostro programma fatturazione elettronica ?

Invio e ricezione del codice di destinazione automatico e delle fatture elettroniche

Ricerche veloci e filtrate dei documenti digitalizzati fornitori e clienti

Allert sulle notifiche dello SDI sulle fatture inviate e notifica ricezione delle fatture fornitori

Possibilità di automatizzare l'inserimento in partita doppia ed il carico scarico magazzino

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